Solução web para eventos 
A Invento:
A Invento já surgiu diferente: mergulhada no universo da tecnologia. Nascemos de uma empresa de informática, a IGMAM Empreendimentos Ltda. que criou a nossa poção mágica, conhecida no mercado como Invento Professional.
Com base neste sistema, nossos inventores misturam tecnologia, sensibilidade e criatividade. Sensibilidade para entender a sua empresa e criatividade para fazer do seu evento um verdadeiro invento.
Esta é a proposta da INVENTO COMUNICAÇÃO E PRODUÇÃO DE EVENTOS.
Nossos inventos são minuciosamente planejados e customizados de acordo com a personalidade da empresa contratante. Acreditamos que o sucesso de qualquer evento está diretamente ligado na criatividade, eficiência e cuidado nos detalhes de cada projeto. Pequeno ou grande, cada evento é único, e por isso, um momento especial para o cliente e seus convidados.
FICHA TÉCNICA: 8º CBCENF
Público alvo: Estudantes e Profissionais de Enfermagem;
Público em 2005: 9 mil pessoas entre congressistas, expositores e visitantes;
Realização: 24 a 28 de outubro de 2005;
Local: Maceió-AL
Tema Central: "Para além da Ciência, a Docilidade como instrumento da Enfermagem Verdadeira".
Idealização: Conselho Federal de Enfermagem (COFEN)
Realização: Invento Comunicação & Produção de Eventos
Site: www.cbcenf.com.br |
O EVENTO
O Congresso Brasileiro dos Conselhos de Enfermagem é o maior evento da área de Saúde da América Latina. Este evento acontece anualmente e recebe, em cada edição, milhares de profissionais e estudantes da área de Enfermagem de todo o país. No ano passado, o evento reuniu cerca de 9 mil pessoas, entre congressistas, expositores e visitantes ao longo dos quatro dias em que foi realizado.
O CBCENF em geral acontece ao longo de quatro dias. O congresso oferece aos congressistas uma programação científica com profissionais e pesquisadores de renome para discutir temas sobre saúde e demais áreas de interesse, além de cursos e workshops. Há também a programação cultural e social que organiza apresentações teatrais, interpretações, shows com artistas famosos e festas temáticas. Em geral, os shows e apresentações com bandas e cantores são beneficentes e a arrecadação da bilheteria é voltada a apoiar instituições de caridade em todo o Brasil.
A EQUIPE
A INVENTO investe continuamente em sua equipe. Cerca de 10% de sua rentabilidade mensal é utilizada em programas de educação continuada.
A equipe de trabalho voltada para a concepção do site do CBCENF (em todas as suas versões) é composta por designers, desenvolvedores web, programadores, técnicos e profissionais de comunicação e marketing, como jornalistas e publicitários.
A concepção de cada um dos sites é um trabalho em conjunto. Cada site (pré, durante e pós evento) assume o valor de um projeto específico, para isso, tem objetivo específico, bem como com etapas de trabalho bem definidas e datas de entrega e ferramentas online estratégicas.
O layout do site é desenvolvido em conjunto com todo o material de divulgação e comunicação do CBCENF, de forma a respeitar a identidade visual do evento. Os sistemas são continuamente aperfeiçoados de forma a integrar ferramentas administrativas, de conteúdo e interativas ao site e a sua proposta. Uma vez no ar, a manutenção do site é feita pela equipe de conteúdistas (jornalistas, fotógrafos e publicitários) através do editor de conteúdo.
O SITE: DESAFIOS E ESTRATÉGIAS
Diante das proporções deste evento, as demandas de comunicação são latentes. Para suprir esta necessidade, o Conselho Federal de Enfermagem viu a necessidade de estimular canais de comunicação com o público do congresso ao longo de todo ano.
Responsável pela produção do site desde sua concepção, no 5º CBCENF (hoje o evento já está em sua 9ª edição), a INVENTO ano a ano aperfeiçoa a linguagem, a arquitetura de informação, além das ferramentas de interatividade e comunicação com o público do evento.
O site do CBCENF é publicado o longo do ano inteiro e seu layout e conteúdo são inteiramente reformulados em três momentos distintos (respeitando a identidade visual adotada para todos os materiais de comunicação): antes do evento, durante e após o término do CBCENF. Isso se deve a três fatores fundamentais:
1- O site se transformou no principal veículo de comunicação no período que antecede ao congresso, devido a agilidade de atualização das informações e ao fato de que o congresso é nacional;
2- A reformulação do layout estimula a visitação periódica do site, permitindo o retorno do investimento do contratante em inserções publicitárias;
3- Cada versão do site tem uma proposta e funcionalidade dentro do contexto do evento. Assim, o site do pré-evento destina-se a oferecer todas as informações pertinentes ao congressista, de forma a orientá-lo; a versão do site durante o evento, destina-se a reportar tudo o que acontece, tanto para as pessoas que participam no local, quanto àqueles que não puderam ir e a versão pós-evento destina-se a reunir todas as informações e resoluções em que o CBCENF resultou. |
SITE DO PRÉ-EVENTO
Como mencionado, o site do pré-evento destina-se a orientar o congressista, para isso oferece todas as informações relevantes ao CBCENF.
Através deste site, o próprio congressista faz sua inscrição, imprime o boleto bancário, inclui seus dados pessoais e altera seu cadastro, consulta a lista de inscritos, além assinar a newsletter e informativo do evento.
O site do pré-evento divulga informações importantes como valores e formas de pagamento do CBCENF, abertura de inscrição de vagas de alojamento, datas pertinentes, operadoras de turismo, hotéis conveniados e descontos, entre outros. Através deste canal de comunicação, a organização do evento orienta seus congressistas e disponibiliza todo o tipo de manual informativo relativo ao congresso.
Através do site, o congressista pôde pesquisar se o seu nome (e de seus amigos) constava na lista de inscritos do evento ou na de confirmados para o alojamento ou na lista dos trabalhos aceitos para serem expostos ao longo do 8º CBCENF.
A idéia é que este canal de comunicação, torne-se o centro de todas as informações referentes ao CBCENF.
SITE DURANTE O EVENTO
Respeitando a identidade visual adotada, o site do CBCENF é alterado durante os dias em que ocorre o evento.
A publicação online passa a ter um cunho mais informativo, seu destaque são as programações científicas e sociais, agenda e matérias jornalísticas. Tudo para manter o congressista informado e incentiva-lo a participar das programações científicas e sociais.
SITE DO PÓS-EVENTO
Ao término do evento, o site do CBCENF é reorganizado novamente. O enfoque do novo formato é fazer um fechamento do evento, pautando as principais discussões e as principais resoluções tomadas.
A idéia é assumir novamente um cunho informativo e fazer uma espécie de conclusão dos trabalhos.
Além disso, o site já apresenta as informações para a inscrição do CBCENF do próximo ano, estimulando a participação e o retorno daqueles que foram e gostaram.
GERENCIADOR DE CONTEÚDO
Outro diferencial do site do CBCENF é que conta com um software de administração de conteúdo e publicação online, através do qual uma pessoa relativamente leiga (em relação à operação de códigos de linguagem específica para internet) pode fazer alterações de conteúdo, identidade visual, arquitetura de informação, entre outros, de forma relativamente simples.
Além de editor, a ferramenta de administração de conteúdo online possui muitas outras funcionalidades. Ela também permite o envio de mala direta, a formatação de pop-ups, o cadastro de banners comerciais e a permissão para realização de chats, fóruns e mural.
A utilização do gerenciador permitiu centralizar uma série de serviços online oferecidos pela organização do evento através do site em um único Banco de Dados.
Todos os dados dos congressistas podiam ser facilmente acessados online pela organização do evento. Tanto as pessoas inscritas, como seu acesso ou não ao alojamento, bem como a impressão automática de boleto bancário e todas as estatísticas do 8º CBCEFN são dados que rapidamente podem ser acessados e listados, através do gerenciador.
Além de fazer a administração dos dados, permitindo a rápida pesquisa e integração entre diferentes informações, o gerenciador permitiu a obtenção dinâmica de relatórios ao longo do evento e ao seu término.
ANAIS DO CONGRESSO
Anualmente, o site do CBCENF apresenta os Anais do congresso. Trabalhos científicos, pesquisas, resumos e todos os materiais produzidos e apresentados ao longo do congresso do ano passado ficam a disposição do congressista através do site do evento.
Esta ferramenta é de suma importância uma vez que permite a pesquisa e utilização deste conteúdo em pesquisas futuras e material acadêmico, além de integrar toda a comunidade de enfermagem brasileira.
A página dos Anais do CBCENF sempre divulga os trabalhos apresentados no congresso do ano passado. No site do pré-evento do 8º CBCENF estava disponível o link para os Anais do 7º CBCENF.
Um detalhe importante é o fato de que o Administrador de Conteúdo já opera integrando os Anais, a Comissão Científica e a organização do evento. Através do gerenciador, tornou-se possível a submissão de projetos de pesquisa e artigos para a Comissão Científica do evento online, eliminando o trânsito desnecessário de papel e agilizando o processo de digitalização dos documentos.
O congressista se inscrevia no evento e optava por enviar ou não seu artigo. Ele era orientado a fazer o login no sistema, através de uma permissão restrita e conseguia remeter seu trabalho através do próprio administrador do site. O artigo, então, foi recebido pela comissão e ficou arquivado. |
AVALIAÇÃO DO PÚBLICO
Anualmente, a INVENTO coleta uma pesquisa de opinião junto aos congressistas ao término do CBCENF. Tal pesquisa serve como base para avaliação do produto e dos serviços oferecidos, bem como os projetos futuros.
Os dados coletados ao longo do 8º CBCENF foram confrontados com os dados do congresso anterior. Os resultados são apresentados a seguir:
AVALIAÇÃO DO SITE NO PRÉ-EVENTO:
Segundo os dados apresetados no gráfico 01, houve um aumento na porcentagem do total de pessoas que avaliaram o site do pré-evento como ótimo, em relação ao ano passado. Cerca de 55% consideram ótimo o site do pré-evento no 8ºCBCENF, contra 44,2% que opinaram no 7ºCBCENF.
AVALIAÇÃO DO SITE DURANTE O EVENTO:
O percentual de congressistas que avaliaram o site como "ótimo" foi de 50%, enquanto no 7°CBCENF este percentual era de apenas 39,2%.
O RESULTADO
A INVENTO atua desde a 5ª edição do Congresso Brasileiro dos Conselhos de Enfermagem viabiliza o site do evento.
Ano a ano, a empresa cria o projeto gráfico e editorial do site em cada uma de suas três edições anuais.
A empresa também propõe continuamente ferramentas administrativas, interativa e de conteúdo.
Como empresa, entendemos que o fato de prestar este serviço ano a ano ao longo de quatro anos é um indicativo do sucesso e do retorno que o site do CBCENF têm conquistado neste período.
Além disso, o CBCENF é um evento de grandes proporções. Trata-se de um congresso capaz de reunir cerca de 9 mil pessoas. Sendo assim, criar uma logística para operacionalizar a inscrição e o cadastro de cada congressista no local ou através de representações regionais seria impossível. O site viabiliza a criação de uma logística simples, operando através de sistemas integrados que agregam todas as informações pertinentes ao evento e seus participantes.
Além disso, a utilização de sistemas integrados online através do site permite que sejam gerados relatórios, listas, buscas de forma simples, rápida e integrada.
Esta estrutura integrada, através do site e suas várias interfaces, tem como conseqüência o aumento progressivo do público que se inscreve anualmente no CBCENF. Para se ter uma idéia, o 5º CBCENF (ano que marcou a estréia do site do evento) houve a participação de 6 mil pessoas, a 8ª edição do evento foi marcada pela presença de 9 mil pessoas ao todo.
O volume de inscrições online no evento é expressivo. Através do site do 8º CBCENF foram realizadas 6106 inscrições, enquanto por outros meios, foram finalizadas apenas 259 inscrições, menos de 5% do público.
Além de viabilizar as inscrições online, o site oferece uma série de ferramentas de geração de negócios voltados ao CBCENF. Um exemplo é a venda de cursos. Ao longo de 8º CBCENF foram vendidos um total de 777 participações em cursos, deste total 25% foram resultado de compras pela internet.
Tais números são fruto de novas funcionalidades acrescidas ao site para o 8º CBCENF, ou seja, ainda não foram exploradas em sua totalidade e podem gerar muito mais negócios e rentabilidade ao site. Uma vez que levamos em conta o fato de que a venda de cursos online (25% do total no primeiro ano) não foi veiculada integrada a uma campanha publicitária ou vantagens ao internauta. Assim, este número ainda pode ser muito mais representativo e ampliar ainda mais a geração de negócios a partir do site do evento.
Diante do exposto, ano a ano a Invento Comunicação e Produção de Eventos têm agregado funcionalidades e ferramentas ao site do CBCENF de forma a tornar este veículo de comunicação indispensável ao funcionamento e viabilidade do evento, tanto antes, como durante e após sua realização. |
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