ISMB 2006 
Fundada em 1990, a BICCA Produções tem como foco principal de atuação a locação, instalação e operação de equipamentos audiovisuais para eventos (Áudio, Vídeo, Projeção, Iluminação, Informática e Tradução Simultânea).
Buscando sempre soluções adequadas a cada cliente, através de serviços de qualidade, alta tecnologia, eficiência e modernidade, busca transformar todas as ações de comunicação de seus clientes em realizações de sucesso, sempre de forma competitiva.
Alguns números:
- No ano 2005 realizou aproximadamente 3.000 eventos* (~250/mês)
- Em 16 anos realizou aproximadamente 20.000 eventos*
- Mais de 3.000 clientes atendidos
- Realizou eventos em 17 estados brasileiros
- Realizou 10 eventos no exterior (Estados Unidos e Europa)
*trata-se de eventos de pequeno, médio e grande porte, incluindo eventos de alta complexidade, como por exemplo, congressos com mais de 10 salas simultâneas.
Atua fundamentalmente em Congressos/Seminários e Eventos Corporativos (convenções, lançamentos de produtos, treinamentos, etc). Também provê serviços de estruturação de Business Centers em hotéis ou centros de convenções, fornecendo atendimento bilíngüe, estações para acesso internet 24h, serviços de fax, cópias, etc.
Alguns eventos que podem servir de referência, dado o grau de complexidade dos mesmos:
- Congresso Internacional de Coloproctologia - São Paulo - SP / 11 salas simultâneas / mais de 400 palestras;
- Seminário Nacional de Produção e Transmissão de Energia Elétrica - Uberlândia - MG / 16 salas simultâneas / mais de 300 palestras;
- Congresso Brasileiro de Microbiologia - Florianópolis - SC / 14 salas simultâneas / mais de 250 palestras;
- Futurecom - Congresso de Telecomunicações - Florianópolis - SC / 5 salas simultâneas / mais de 200 palestras.
A empresa possui um sistema próprio de gestão, desenvolvido a partir de sua experiência no setor, disponível via Internet para todas as unidades operacionais, permitindo a gestão integrada e eficaz do negócio a partir de quatro módulos: comercial, operacional, financeiro/administrativo e recursos humanos.
A empresa é dirigida por Sergio Luiz Bicca, fundador da empresa. |
ISMB 2006 – Inteligent Sistems for Molecular Biology. O evento foi promovido pela International Society for Computacional Biology, que reuniu cerca de 3000 participantes, de 06 a 10 de agosto de 2006, no Centro de Convenções do Ceará, Edson Queiroz, na cindade de Fortaleza.
Nosso trabalho foi o de suprir toda e qualquer necessidade em termos de equipamentos, desde a secretaria, até o cyber café, a sala de imprensa e o “mídia desk”, além, naturalmente, de todas as 11 salas simultâneas que funcionaram após a abertura do evento.
O planejamento da logística necessária para a realização deste evento focou a viabilização econômica do mesmo, uma vez que toda a equipe foi formada por técnicos de São Paulo, havendo necessidade de traslado, hospedagem e alimentação dos 18 técnicos que compuseram a equipe.
A abertura do evento precisava apresentar algo de nível internacional, para recepção dos diversos públicos. Cerca de 80% dos participantes vieram de fora do país.
A iluminação cênica, que a rigor tem baixíssimo custo frente ao porte do evento, apresentou resultados extremamente satisfatórios, como mostram as fotos. |
Após a abertura solene, todas as 11 salas do evento passaram a funcionar simultaneamente e estavam interligadas por rede, de forma a podermos distribuir todas as palestras para cada uma das salas através da rede.
Através desta rede, todos os computadores das salas puderam acessar a internet, durante todo o evento.
A rede se manteve estável durante todo o tempo, não transcorrendo nenhum problema durante todo o evento, em todas as 11 salas, do começo ao final do evento.
Na sala plenária, todos os dias abriam com apresentações folclóricas, levando ao público estrangeiro um pouco da cultura brasileira. Ao término de cada apresentação, em menos de 20 segundos e em black-out, o púlpito era montado, assim como os dois microfones, notebook e iluminação para o palestrante.
Nas áreas comuns, onde se montou a exposição, a utilização de conexão internet sem fio foi algo fora do comum. Quase todos os participantes ligavam seus notebooks, conectados à WEB, nos intervalos e momentos de visita aos estandes.
Eventos paralelos aconteceram em outros lugares da cidade. Equipes adicionais entraram em ação, com nosso carro que foi a Fortaleza especialmente para atender a estas atividades.
Além de jantar em clube no centro da cidade, houve um grande almoço em frente ao Beach Park, onde fizemos cobertura fotográfica e em vídeo.
Para um evento dessa grandeza, é natural levarmos vários equipamentos para backup e, neste evento, nenhum equipamento de backup foi necessário, pois absolutamente NADA falhou.
Fomos elogiados pelos organizadores Suíços, responsáveis pelo evento do ano seguinte. |
O planejamento de custos versus os valores cobrados pela realização dos serviços audiovisuais fez com que pudéssemos colocar o evento em perfeito funcionamento com o menor custo possível, contribuindo para a geração de lucro da entidade promotora, sem nenhuma perda na qualidade do evento.
A rigor, houve um consenso junto ao cliente com relação ao investimento, não se economizando em pontos críticos, mas não esbanjando recursos onde nõa era necessário. Dessa forma, o evento foi realizado com total segurança e perfeição.
Isto se deve a um bom planejamento e a uma série de melhorias nos processos internos de trabalho.
Internamente, o planejamento do evento foi feito de tal forma que todas as principais despesas foram pagas diretamente pela área financeira da empresa, não havendo necessidade dos técnicos portarem grandes valores em dinheiro.
Além disso, com os acordos feitos junto aos fornecedores de alimentação, transporte e hospedagem, pudemos obter bons prazos para pagamento destas despesas, contribuindo com o fluxo de caixa e com a saúde financeira da empresa. |
Quanto a programas de qualidade, temos periodicamente na empresa um programa chamado “Avaliação Cruzada”. Este programa permite que todos os funcionários avaliem, de forma sigilosa, todos os outros funcionários da empresa com quem mantêm relacionamento no dia a dia, com sugestões de melhoria de performance de cada um, incluindo seus chefes e subordinados.
Como resultado, tem-se uma fotografia da performance de cada um, além de um resumo de sugestões de melhorias para cada funcionário, criado por seus próprios colegas de trabalho.
Na área social, nossa empresa apóia cerca de 40 eventos sociais por ano, isto é, fornece equipamentos e técnicos para eventos beneficentes de toda natureza.
Além disso, toda ação realizada por nossos parceiros tem nosso total apoio. Nossa equipe comercial está pré-autorizada a apoiar qualquer ação social promovida por nossos parceiros, sejam eles os hotéis onde temos postos de serviço ou nossos clientes diretos.
Apoiamos estas iniciativas através do fornecimento de pessoas e equipamentos, ou qualquer outra estrutura que esteja ao nosso alcance.
Com relação a programas ecológicos, estamos implantando uma política onde os técnicos devolvem às coordenações das unidades todas as pilhas e baterias utilizadas nos microfones sem fio, receptores, controles remotos, etc., para que sejam destinadas a lixos seletivos, uma vez que podem causar grandes prejuízos à natureza se não tratarmos isto com os devidos cuidados.
As quantidade que utilizamos são bastante relevantes e entendemos que este cuidado deve ser tomado. Outras formas de lixo seletivo são também aplicadas no nosso dia a dia. |
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